KPI

Kurumların faaliyet gösterdikleri alandaki başarılarını değerlendirilmesi için gereken eylemin referans olarak daha başarılı bir eyleme göre durumunun gösterilmesine başarım ölçütü denir, bu ölçüt sayısal sözel veya yargı olabilir. Bir kurumun çok yönlü işleri varsa karmaşık bir başarım ölçütüne sahip olur. Başarıyı daha objektif olarak değerlendirebilmeleri için, daha az sayıda ve yenilenebilen başarım ölçütü   gerekir ki buna anahtar başarım ölçütleri (KPI) denilmektedir.

Terim olarak hedeflerimizde belirttiğimiz kritik performans ölçütünün İngilizce karşılığıdır.

Kurum bölümlerinin, çalışanlarının performansı ölçülerek hedefe ne kadar ulaştığı belirlediği amaca ilerleyip ilerlemediği hakkında derli toplu bilgiler verir.

KPI FAYDALARI

  • Hedefleri doğrultusunda ilerleme ve iyileştirme aşamalarını tanımlayıp ölçülmesine yardım eder
  • Süreçlerini geliştirebileceğiniz ve artırabileceğiniz alanları bulmanıza yardımcı olur
  • Ciddi bir sorunla karşılaşmanızdan önce, olası sorunlar konusunda sizi uyarır
  • Yöneticilerin işini daha iyi yapabilmelerini sağlar
  • Hedefe göre nerede olduğumuzu değerlendirmek için kullanılır
  • Hızlı ve doğru karar vererek. Birim zamanda verilmesi gereken karar sayısında büyük artış olur
  • Hedef daha fazla karlılık için gerekli kaynakları  bulmamızı sağlar
  • Geri bildirimlerle çalışanların operasyonları daha iyi yöneterek  grup performansının arttırılmasını sağlar
  • Mevcut durumla istenen durum arasındaki farkı anlayabilmesi sağlar
  • Kpı’larınızdaki değişiklikler size ne zaman harekete geçmememiz gerektiğini gösterir.
  • Sonuçta elde ettiğimiz önemli rapor ve ölçümleri iş arkadaşlarımızla ile paylaşabiliriz

Örnek:

Kpı Geri bildirimine örnek vermek gerekirse bir makineyi veya trafik ışıklarına bakım yapılacaksa bu bakım geri bildirimle gelen arıza ölçütüne göre karar verilir.

Kpı kimler kullanır   

Özellikle hızlı değişiklik gösteren, yoğun rekabetin olduğu, düşük kar marjlarının olduğu, çok sayıda toptan/perakende müşteri ile çalışan, çok sayıda ürün/hizmet üreten veya stoklarını yöneten şirketlerin öncelikli olarak sahip olması gereken değerlerdir.

KPI olmazsa ne olur?

Bir ilke olarak, genel kabul görebilecek bir referansa göre ifade edilmeyen her başarı ve de bunlara aynı şekilde referanssız belirtilen başarı dikkate alınmaya değer değildir

Bakım planlarını göz önünde bulundurursak, makine bina vb yapıların yılda 10 kez bakım yapılması gerektiğinin kpı kullanmadan karar veriliyorsa ekonomi zarar ve zaman israfına neden olur eğer kpı kullanılarak elde edilen geri bildirimler doğrultusunda bu bakım yılda 5 kez de yapılabilir. Dolayısı ile yapılan bakımın kalitesi üst düzeyde olurken, harcanan gayret ve maliyet en alt düzeyde olacaktır.

Kpı adımları

  • Amaçlar ve sonuçlar net olmalıdır
  • Kpı’larını belirlemeli ve yazılı hale getirmelidir

Kpı’ların nasıl ve hangi yöntem ile ölçüleceği belirlenmeli, yazılı hale getirilmeli ve ölçüm için gerekli alt yapı oluşturulmalıdır. Neyi anlamak için ölçüyoruz sorusuna cevap niteliği olmalıdır

  • Kpı’larınızı tanımlayarak, açık ve anlaşılır hale getirin
  • Kpı’larınıza bir hedef atamanız gerekir
  • Her KPI’ hedef tanımlamak zorunda değilsiniz, bazıları izlemek içindir
  • Kpı’larınızı hangi sıklıkla takip edeceğinizi belirlemeli ve yazılı hale getirmelisiniz
  • İşler yolunda değilse sonraki adım belirlenmiş olmalıdır

Kpı bize vereceği bilgiler nelerdir?

kpı genel anlamından faydasında ve ölçütlerinin nasıl hesaplanacağı hakkında genel bilgiler elde edildi. Yöneticiler bu kpı sonuçlarına baktıkları zaman hangi bilgileri görmesi gerekir.

Hedef

Kelime olarak topluluğun ulaşmak istediği konum, düzey, amaç, gaye, maksat’ demektir.

Hedeflerle yönetilen birey veya kurumun bir odak noktası olur ve bu hedefe gitmek için neler yapılması gerektiğini bilmemiz gerekir.

Hedefleriniz;

–       Spesifik ( Belirli )

–       Measurable (Ölçülebilir )

–       Achievable ( Erişilebilir )

–       Realistik (Gerçekçi )

–       Time bound (Zamana Bağlı )

trend(eğilim)

Ölçülen değer hedefe göre olan konumundan bir önceki konumuna göre durumunu belirler    

    KPI belirlenmesi

Yönetici işini daha iyi yapabilmek adına belirli iş parametreleri takip etmelidir. Yönetici burada hangi parametrenin önemli olduğunu, hangisinin hedefleri ölçülebilir kıldığını bilmelidir Parametrelerin belirlenmesi için o konu hakkında bilgi birikimine sahip olunması gerekir.  Ekonomik ölçütleri ekonomistlerin konusudur enflasyon, büyüme, cari benzeri sayısal ölçütlerden hangilerinin “anahtar” sayılabileceği ilgililer tarafından belirlenir

Şirketin yapacağı işlerden dolayı parametreler değişiklik gösterir, bu nedenle şirketlerin kendilerine has performans göstergeleri vardır. O yüzden genel bir kpı belirlemek zordur.

Performans Göstergesi kpı’larınızın üzerinde işlem yapıyor olmamız gerekir. . Bir sonraki gün, bu kpı ikiye katlanırsa veya yarıya inerse ne yapmamız gerektiğinin bilip ona göre kpı belirlemeliyiz

belirlenen KPI’lar belirlenen kısa, orta ve uzun süreli hedeflere ulaşmanızı sağlayacak şeklinde olmalıdır. KPI  sayısal verilerle ölçmek objektif değerlendirmeyi sağlar. İhtiyaca göre belirlenen kpı artırılabilir azaltılabilir .

Örnekler

 

Online pazarlama:

  1. Tıklanma
  2. Gösterim
  3. Rate
  4. Aksiyon (hedef)

Mağazalar zincirinin:

  1. Takip kriteri olmalıdır.
  2. Yatırım giderlerini takip.
  3. Mağaza performansını takip.
  4. Satılan malın performansını takip.

 

Web sitesi

  1. Ziyaret sayısı
  2. Ortalama sayfa izleme
  3. Sitede kalma süresi
  4. Yeni ziyaretler
  5. Kullanıcıların sitenize geri dönüş oranı
  6. Sipariş sayısı

Çağrı merkezi:

  1. Ortalama Cevaplama
  2. Süresi
  3. Terk çağrı oranları
  4. Cevaplanan çağrı oranı
  5. Ortalama görüşme süresi
  6. ciro

 

Balance Scorecard

KPI seçiminde yaygın olarak kullanılan yöntem Balance Scorecard uygulamaktır bir şirketin görev ve stratejisinin fiziksel ölçüler haline dönüştürülerek ifade edilmesidir.  Ağırlıklı olarak finansal ölçütlere bakarak performans değerlendirilerek, ölçütleri daha dengeli (Balance) bir şekildedir

Bu dengeyi 4 ana başlıkta toplamışlar;

  1. Finansal
  2. Müşteri
  3. İç süreç
  4. Öğrenme ve gelişme

Kpı ölçülmesi

Ölçemediğiniz şeyi geliştirmeniz veya gelişim yönünü belirlemeniz mümkün değildir.Önemli olan her şeyi ölçmek değil doğru şeyi ölçmektir

  1. Neyi ölçeceksiniz?
  2. Kaç tür sayısal değer kullanacaksınız? (Zaman, Sayı, Para vb)
  3. Ne sıklıkla ölçeceksiniz?
  4. Bu ölçümlerin hazırlanmasından kim / kimler sorumlu olacak?
  5. Ölçüm değerlerini hazırlamak ne karmaşıklıkta veya zorlukta?
  6. Bu ölçümleri nasıl basitleştirebiliriz? (Kaynaklar, dokümanlar, IT çözümleri vb)
  7. Sektörde kıyaslama yapabileceğiniz firmalar var mı?
  8. Bu değerler belirlediğiniz stratejik hedeflerle uyumlu mu?

Grafiksel gösterim

Bir şirketin satış hedefleri var. İbreli hız kadranı şekildeki gibi bir KPI yapılıyor. Kadranın sağ tarafı hedefi ifade ediyor. İbrenin açısının oraya ne kadar yakınlaşmış olduğu hedefe ne kadar yakın olduğunuzu gösteriyor. Ve ibrenin renginin yeşil olması iyileşmekte olduğunu, kırmızı olması ise kötüleşmekte olduğunu gösterir

 

Kpı verileri

KPI’ın veri beslemesinin tam otomatik olması, insan eli değmemesidir, hız göstergesi örneğinden olduğu gibi arabanın hızının olduğu gibi o anın ölçülmesi otomatik olarak gerçekleşir

Önceki bölümlerde değindiğimiz gibi, karar verme süreci, işletmenin sadece en üst seviyesinde değil, her kademesinde önemlidir. Dolayısıyla, her seviyeye yönelik olarak karar verme sürecinde kullanılabilecek veriler oluşturulmalı ve işletmenin tümünü kapsayan bir yayınlama stratejisi benimsenmelidir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir